Escribir correos electrónicos efectivos
Hoy he querido continuar con un tema relacionado con el tema de la comunicación de la semana pasada.
Se trata de la habilidad de escribir correos electrónicos efectivos.
Un correo electrónico efectivo es el que evita alguno de estos males:
- El destinatario no te confirma si ha leído tu correo, aunque no necesites una respuesta.
- Tienes dudas de si el destinatario tendrá en cuenta todo lo que le dices en el correo.
- Te contestan al correo pero no responden a todo lo que preguntabas o indicabas.
- Se te olvida adjuntar un documento y no te lo avisan hasta varios días después.
- El receptor traspapela tu correo y nunca contesta. Cuando te pones en contacto con él de nuevo te dice que nunca le llegó el mensaje a pesar de haber intercambiado varios correos con anterioridad sobre el mismo tema.
- Poner aquí tu problemática actual. Seguro que tienes más casos de ineficiencia con el correo electrónico.
Escribir correos electrónicos que se saltan estos problemas también es una habilidad que merece la pena cultivar.
Si te interesa este tema estoy preparando una nueva versión de mi curso de escritura de correos electrónicos efectivos.
De momento te adelanto algunas pinceladas sobre las claves de un correo efectivo:
- Una idea por párrafo.
- Frases cortas y párrafos cortos.
- Usa títulos y negritas.
- Si el mensaje es largo al final enumera a modo de resumen lo que esperas de tu interlocutor.
- Sugiere que te contesten comentando bajo cada uno de tus comentarios para que no se pierdan nada. No le eches la culpa a tu destinatario por no enterarse de todo, échate la culpa por decir demasiadas cosas. Pero si le avisas, pondrá más cuidado en tenerlas todas en cuenta.
- Cuando una conversación por correo se alarga con varios interlocutores las respuestas pueden quedar ocultas en la maraña de mensajes pasados. Antes de que ocurra esto borra todo el texto antiguo y quédate sólo con el más reciente.
- A veces cambiar el asunto de un correo antes de responder es buena idea para destacarlo.
- Pide de forma expresa en tus correos que te contesten o confirmen la lectura, no des por hecho que deben hacerlo.
Lo más importante de todo: estructura el contenido de tu correo. A nadie se le ocurre escribir un libro sin un índice. Bueno sí, he visto libros sin índice, no sé en qué estaría pensando el editor.
Pero por regla general un libro debe llevar un índice. Tu correo debe cumplir una estructura para que sea fácil de leer y entender.
La estructura no sólo es relativa al contenido, sino que también es relativa a la estética.
Cuida los detalles, tómate un poco más de tiempo en escribir y repasar tu correo. Reescríbelo si es necesario.
Verás como merece la pena porque será mucho más efectivo.
Si te interesa que te avise cuando tenga preparada la nueva versión de mi curso sobre escritura de correos efectivos contesta a este mensaje y te avisaré.
Hasta pronto.
Ignacio de Miguel